Para que una organización sea cada vez más competitiva y mantenga arriba su productividad y estándares de calidad, siempre debe tener en cuenta tres palabras: orden, limpieza y disciplina. De eso se tratan las famosas 5S.

Además de invertir en el cuidado y desarrollo del talento humano, en investigación e innovación tecnológica y ser socialmente responsable, las empresas hoy están enfocando sus esfuerzos en las condiciones necesarias para llevar a cabo cualquier programa de óptima calidad. Parecería algo menor, pero mantener en orden los elementos laborales, trabajar en un espacio limpio (en todo sentido) y organizar los procesos son acciones verdaderamente esenciales.

Es incalculable, por ejemplo, el tiempo que se pierde y el estrés que genera estar buscando cosas, documentos o archivos digitales perdidos. De ahí la importancia de comprometer a las personas del equipo de trabajo en cambios de hábitos y en hacerse responsables del orden y la disciplina respecto a sus funciones. Ahí es cuando entran a jugar un papel clave las 5S. Constituye una de las metodologías del modelo japonés de implementación de calidad y mejora continua.

Las 5S son instrumento básico para construir calidad, organizar los procesos, mantener limpias y funcionales los espacios de trabajo, mejorar la eficiencia y aprovechar lo mejor posible los recursos. ¿Por qué se llaman 5S? Por estas cinco palabras en japonés: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, que significan “clasificación”, “orden”, “limpieza”, “estandarización” y “autodisciplina”. En defintiva, tips concretos y útiles para mejorar la productividad.

Tal cual, esta filosofía –de 5 tips concretos y útiles- se basa en organizar el trabajo para mejorar la productividad, mediante la limpieza de los desperdicios. Hoy la aplican muchas organizaciones en el mundo, como centros educativos, hospitales y entidades de salud, asociaciones privadas, entidades gubernamentales, y empresas industriales y de servicios.

Acá va una explicación más detallada de cada una…

Seiri habla de clasificar, es decir, eliminar del espacio de trabajo lo que no sea útil en pro de las operaciones de producción de un producto o prestación de un servicio. Aterricemos: se trata de herramientas, máquinas, equipos, libros y documentos que se acumulan y estorban.

Seiton se refiere al orden. Una vez que desechamos lo innecesario, ordenamos los elementos útiles en lugares adecuados y específicos. Esto evita movimientos no necesarios, ahorra tiempos de búsqueda y asegura condiciones seguras.

Seiso es nada menos que eliminar la suciedad, como lo leen, limpiar el área de trabajo y que cada cosa esté en buen estado y lista para su uso. Este punto influye, además, en el estado de ánimo del trabajador.

Seiketsu es estandarizar, se trata del estado que va a existir si se mantienen las tres primeras S: clasificación, orden y limpieza.

Shitsuke significa ´seguir mejorando´, tener la actitud para hacer de estas prácticas un modo de vida en la oficina.

Existen numerosas herramientas concretas que fomentan la implementación de las famosas 5S, por ejemplo, 7 desperdicios Mura, Muri, Muda; A3 Report, Kaizen, SMED, AMEF y VSM, etc. El punto es tomar la decisión y dar el paso, que siempre requiere del apoyo de la alta dirección, de una cultura laboral que apoye la medida y de directivos que inviertan tiempo y sentido a este camino hacia la calidad y productividad.

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